Kantor Sekretariat Universitas UMJ (Universitas Muhammadiyah Jakarta) adalah salah satu unit kerja di lingkungan universitas yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas-tugas kehumasan dan protokoler untuk menjaga reputasi institusi.
Kantor Sekretariat Universitas UMJ berperan dalam meningkatkan brand awareness dengan mempublikasikan kegiatan dan pertemuan internal maupun eksternal universitas, memfasilitasi komunikasi antara pimpinan universitas dengan unit-unit kerja lainnya, serta membantu koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan universitas.
Kantor Sekretariat Universitas UMJ juga memelihara arsip-arsip kehumasan dan protokoler universitas, baik yang berupa dokumen tertulis maupun digital, untuk memastikan tersedianya data dan informasi yang akurat, lengkap dan mudah diakses civitas universitas dan masyarakat. Selain itu, Kantor Sekretariat juga memberikan pelayanan penata acara yang memiliki rekognisi baik untuk Universitas Muhammadiyah Jakarta.
Ruang lingkup tugas Kantor Sekretariat Universitas UMJ (KSU UMJ) meliputi kehumasan, protokoler dan media digital yaitu :
- Membangun citra dan reputasi UMJ melalui media online, media sosial dan media cetak.
- Merancang dan mengkoordinasikan program komunikasi Universitas kepada publik internal dan eksternal.
- Mengkoordinasikan, merumuskan dan mensosialisasikan tiap kebijakan pimpinan kepada unit internal maupun external melalui prosedur administratif.
- Mendokumentasikan produk kegiatan lingkup universitas dalam bentuk softcopy atau hardcopy.
- Menyusun Standar Operasional Prosedur bagian Humas, Protokoler dan Website
Bagian Humas KSU UMJ
Bagian Humas (Hubungan Masyarakat) di Universitas adalah bagian yang bertanggung jawab untuk mempromosikan, mengelola, dan melindungi citra serta reputasi Universitas di mata publik, termasuk masyarakat luas, mahasiswa, alumni, dan media massa.
Tugas dan fungsi utama Bagian Humas Universitas adalah sebagai berikut:
- Merencanakan dan melaksanakan kegiatan promosi dan publikasi untuk meningkatkan citra dan reputasi Universitas di mata publik, termasuk membuat materi promosi dan informasi tentang Universitas, seperti brosur, poster, video, dan situs web.
- Menjalin hubungan dengan media massa, termasuk wartawan dan redaksi media massa baik itu media konvensional maupun media online, dengan tujuan memastikan bahwa informasi yang disampaikan tentang Universitas akurat, tepat, dan positif.
- Mengelola dan mengawasi kegiatan promosi di media sosial dan platform digital lainnya untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan sejalan dengan nilai dan tujuan Universitas.
- Mengkoordinasikan acara dan kegiatan promosi, termasuk mengatur konferensi pers, acara pameran, seminar, dan konser, dan memastikan bahwa kegiatan tersebut berjalan lancar dan efektif.
- Memberikan informasi dan layanan kepada masyarakat, mahasiswa, alumni, dan media massa tentang kegiatan dan informasi terkini seputar Universitas.
- Mengelola dan melindungi citra dan reputasi Universitas di saat terjadi krisis atau masalah yang berkaitan dengan Universitas.
Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Humas Universitas bekerja sama dengan berbagai bagian dan unit di Universitas, seperti Bagian Keuangan, Bagian Akademik, Bagian Perencanaan, dan Bagian Media Digital. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan sejalan dengan tujuan dan nilai Universitas serta untuk memastikan bahwa citra dan reputasi Universitas selalu terjaga dan ditingkatkan di mata publik.
Bagian Protokoler KSU UMJ
Bagian Protokoler adalah bagian yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasikan, dan menyiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan acara atau pertemuan resmi di Universitas Muhammadiyah Jakarta. Bagian ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa acara atau pertemuan resmi di Universitas Muhammadiyah Jakarta dilaksanakan dengan baik dan tertib, serta memastikan bahwa tamu atau undangan merasa diterima dan dihormati dengan baik.
Tugas-tugas utama Bagian Protokoler di KSU UMJ adalah sebagai berikut:
- Merencanakan dan mengkoordinasikan segala sesuatu yang terkait dengan acara atau pertemuan resmi, termasuk menyusun daftar tamu dan jadwal acara, dan mempersiapkan peralatan atau perlengkapan yang diperlukan.
- Menyediakan informasi dan bantuan yang diperlukan oleh para tamu atau undangan, termasuk mengatur akomodasi, transportasi, dan pengaturan keamanan.
- Menyusun protokol tata tertib dan tata cara penyelenggaraan acara atau pertemuan resmi di Universitas Muhammadiyah Jakarta.
- Membuat dan mendistribusikan undangan dan memastikan bahwa tamu atau undangan hadir pada waktu yang ditentukan.
- Menyusun laporan dan evaluasi acara atau pertemuan resmi yang telah dilaksanakan.
Bagian Protokoler juga bekerja sama dengan berbagai bagian lain di KSU UMJ, seperti Bagian Humas, Bagian Keamanan, Bagian Tata Usaha, dan Bagian Pelayanan Akademik, untuk memastikan bahwa acara atau pertemuan resmi di Universitas Muhammadiyah Jakarta berjalan dengan baik dan tertib. Dalam hal ini, Bagian Protokoler memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga citra dan reputasi baik Universitas Muhammadiyah Jakarta di mata masyarakat, tamu, dan undangan.
Bagian Multi Media KSU UMJ
Multimedia dalam institusi perguruan tinggi merujuk pada penggunaan teknologi digital dan platform online untuk mempromosikan dan meningkatkan kesadaran tentang kegiatan akademik, program, dan layanan yang ditawarkan oleh universitas. Multimedia juga dapat digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan interaksi antara anggota fakultas, mahasiswa, dan staf universitas.
Multimedia Digital yang digunakan KSU UMJ adalah:
- Situs web: Situs web universitas dapat digunakan untuk mempromosikan dan memberikan informasi tentang program akademik, kegiatan ekstrakurikuler, dan acara universitas. Situs web juga dapat berfungsi sebagai platform untuk pendaftaran mahasiswa baru, pendaftaran kuliah, dan informasi akademik lainnya.
- Media sosial: Media sosial seperti Facebook, Twitter, Instagram, dan LinkedIn dapat digunakan untuk mempromosikan kegiatan akademik, menghubungkan staf dan mahasiswa, serta memberikan informasi tentang berita terbaru dari universitas. Media sosial juga dapat digunakan untuk membangun komunitas online yang aktif di antara staf dan mahasiswa.
- Email dan Newsletter: Email dan newsletter adalah cara yang efektif untuk mengirim informasi penting tentang program dan acara universitas ke staf dan mahasiswa. Newsletter juga dapat mencakup informasi tentang prestasi mahasiswa atau staf universitas, dan informasi tentang proyek-proyek penelitian yang sedang berlangsung.
- Aplikasi mobile: Aplikasi mobile dapat digunakan untuk memberikan informasi akademik dan administratif kepada mahasiswa, seperti jadwal kuliah, daftar nilai, dan pendaftaran kelas.
- TV UMJ: dapat digunakan untuk mempromosikan kegiatan akademik atau untuk merekam kuliah dan seminar yang dapat diakses secara online.
Dalam institusi perguruan tinggi, multimedia dapat membantu meningkatkan kesadaran tentang kegiatan akademik dan program universitas, memudahkan komunikasi antara staf dan mahasiswa, dan meningkatkan keterlibatan dan partisipasi mahasiswa.
Tim Multi Media
Manajer Media Sosial: Bertanggung jawab atas strategi media sosial dan memastikan konten yang diposting konsisten dengan brand dan nilai-nilai organisasi. Manajer media sosial juga memonitor kinerja konten dan melakukan analisis data untuk meningkatkan performa.
Content Creator: Bertanggung jawab membuat konten menarik seperti gambar, video, teks atau infografis yang relevan dengan target audiens dan merek. Content creator juga dapat mengelola blog atau website dan memastikan konten yang disajikan up to date dan relevan.
Web Designer/Developer: Bertanggung jawab merancang dan membangun situs web yang sesuai dengan strategi pemasaran dan branding yang diinginkan. Web designer/developer juga memastikan performa situs web dan kemampuan penggunaan yang baik.
Graphic Designer: Bertanggung jawab atas pembuatan grafis dan visualisasi yang dibutuhkan dalam kampanye digital. Seorang graphic designer harus dapat memenuhi kebutuhan visual merek dan menjaga konsistensi branding dalam setiap media digital yang diproduksi.
SEO Specialist: Bertanggung jawab pada strategi Search Engine Optimization (SEO) untuk meningkatkan traffic di situs web. Seorang SEO specialist harus mengerti teknik-teknik SEO terbaru dan memastikan situs web berada di posisi teratas pada hasil pencarian search engine.
Analytics Specialist: Bertanggung jawab memantau dan menganalisis data kampanye digital untuk memastikan strategi pemasaran di platform digital sukses dan menghasilkan Return On Investment yang baik. Analytics specialist juga harus dapat mempresentasikan hasil analisis secara jelas dan membuat rekomendasi perbaikan strategi.
Kolaborasi Humas dan Media Digital
Bagian Humas dan Bagian Media Digital dalam suatu institusi memiliki hubungan yang erat dan saling mendukung dalam mengelola dan mempromosikan citra positif universitas kepada masyarakat luas.
Bagian Humas bertanggung jawab untuk merencanakan, melaksanakan, dan memantau kegiatan komunikasi publik serta hubungan baik antara universitas dengan publik, meliputi masyarakat, media massa, stakeholder, dan pihak-pihak terkait lainnya. Bagian Humas juga bertanggung jawab dalam mengembangkan pesan-pesan positif tentang universitas, dan mengatasi berbagai isu dan masalah yang muncul, termasuk krisis manajemen reputasi.
Sementara itu, Bagian Media Digital bertanggung jawab untuk mengelola platform online, situs web, media sosial, dan platform digital lainnya yang digunakan untuk mempromosikan universitas, mengkomunikasikan berita, kegiatan, dan informasi akademik, serta mengelola interaksi dengan masyarakat luas melalui platform digital tersebut. Bagian Media Digital juga bertanggung jawab untuk menghasilkan konten-konten multimedia yang kreatif dan menarik, seperti video, foto, infografis, atau animasi, yang dapat menarik perhatian calon mahasiswa, alumni, dan masyarakat umum.
Kerja sama antara Bagian Humas dan Bagian Media Digital sangat penting dalam menciptakan pesan-pesan yang konsisten dan koheren tentang universitas, yang ditujukan untuk meningkatkan citra dan reputasi universitas di mata masyarakat luas. Bagian Humas dapat memberikan arah dalam mengembangkan pesan-pesan positif tentang universitas, sedangkan Bagian Media Digital bertanggung jawab dalam memastikan pesan-pesan tersebut dikomunikasikan dengan cara yang efektif dan menarik melalui platform digital yang tepat. Dengan bekerja sama secara erat, Bagian Humas dan Bagian Media Digital dapat menciptakan strategi komunikasi yang lebih terintegrasi, efektif, dan berkelanjutan dalam mengelola citra dan reputasi universitas.
Kolaborasi Protokoler dan Multimedia
Bagian Protokoler dan Multimedia di KSU UMJ memiliki kaitan yang erat dalam hal penyampaian informasi dan promosi acara atau kegiatan resmi yang dilaksanakan oleh Universitas Muhammadiyah Jakarta.
Bagian Protokoler bertanggung jawab untuk menyusun daftar tamu dan jadwal acara, menyusun protokol tata tertib dan tata cara penyelenggaraan acara, membuat dan mendistribusikan undangan, dan menyusun laporan dan evaluasi acara. Dalam hal ini, Bagian Multimedia dapat membantu mempromosikan acara atau kegiatan resmi tersebut melalui platform digital seperti situs web, media sosial, atau email blast. Bagian Multimedia dapat membuat postingan atau artikel yang menarik tentang acara atau kegiatan tersebut, termasuk foto-foto atau video yang menggambarkan suasana acara. Dengan cara ini, Bagian Multimedia dapat membantu meningkatkan kehadiran dan partisipasi dalam acara atau kegiatan resmi yang dilaksanakan oleh Universitas Muhammadiyah Jakarta.
Sebaliknya, Bagian Protokoler juga dapat membantu Bagian Multimedia dengan memberikan informasi dan akses ke acara atau kegiatan resmi yang dilaksanakan oleh Universitas Muhammadiyah Jakarta. Bagian Multimedia dapat membuat konten-konten menarik yang menggambarkan suasana dan prestasi dalam acara atau kegiatan tersebut, yang dapat digunakan untuk mempromosikan Universitas Muhammadiyah Jakarta di masa yang akan datang.
Dengan bekerja sama secara erat, Bagian Protokoler dan Bagian Multimedia dapat menciptakan strategi promosi yang lebih terintegrasi dan efektif dalam mempromosikan acara atau kegiatan resmi yang dilaksanakan oleh Universitas Muhammadiyah Jakarta, sehingga dapat meningkatkan citra dan reputasi universitas di mata masyarakat luas.
