Menata Surat Menyurat dengan Sistem Surat Elektronik (E-Surat)

Oleh :
KSU UMJ Editor
Pemaparan materi pelatihan manajemen e-surat di lingkungan UMJ (26/01/22). (Foto: Dok.UMJ)

Sebagai upaya mengurangi penggunaan kertas (paperless) dalam hal administratif surat menyurat, Biro Umum, Sarpras dan Sumber Daya Insani bekerjasama dengan UPT IT menyelenggarakan pelatihan penggunaan sistem surat elektronik atau yang disebut juga dengan e-surat, di gedung Business Center ruang Trust lantai 4, Rabu (26/01/2022) siang tadi.

E-Surat Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ) merupakan bagian dari sistem pengelolaan administrasi perkantoran yang biasa dikenal dengan istilah e-office. E-Surat dikhususkan untuk pengelolaan administrasi persuratan di lingkungan UMJ antara lain rektorat, fakultas serta program studi. Sistem e-surat dimaksudkan untuk memfasilitasi pengelolaan dokumen surat menyurat dan aktivitas perkantoran secara online.

Dengan mengubah sistem manual atau konvensional ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat sudah merupakan keharusan untuk mewujudkan manajemen administrasi perkantoran yang lebih baik. Salah satunya dengan melaksanakan implementasi surat menyurat elektronik di lingkungan UMJ.

Diharapkan dengan e-surat ini, kegiatan administrasi menjadi lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Sebelum pelatihan Kepala Biro Umum, Sarpras dan SDI Ir. Rohman menyampaikan harapannya agar pelatihan ini diikuti dengan serius. Katanya, setelah pelatihan yang ditujukan untuk pegawai setingkat staf ini, ke depan pelatihan ini juga akan ditujukan untuk pimpinan. “Ke depan persoalan terkait surat menyurat akan lebih baik lagi,” ujarnya.

Kepala Bagian Pusdatin Taufiqurrahman memberikan arahan kepada peserta pelatihan. Ia menginginkan agar para peserta mengikuti ikuti aturan pada sistem aplikasi tersebut. Setelah pelatihan selesai, peserta akan diberikan hak akses ke sistem surat elektronik.

Taufiq mengatakan bahwa tujuan dibuatnya sistem ini agar persoalan surat menyurat lebih tertata, “juga untuk meminimalisir surat ketlingsut (terselip-hilang, red.),” katanya. Sistem  ini dibuat oleh tim IT UMJ sebab diharapkan tidak dikembangkan dari luar UMJ.